![\"\"](\"https:\/\/www.wowevents.eu\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/KKS_5020.jpg\")
<\/p>\n<\/p>\n
Toimetaja Silja Joon
Postimees Konverentsieri 22.09.2020<\/p>\n
\u201eArvutist vaadatud konverents peab olema nagu \u00a0<\/span>teleprogramm – kiire, kompaktne ja visuaalne,\u201c \u00fctleb WOW Events looja ja tegevjuht Olavi Ruhno.<\/p>\n Ruhno on seda meelt, et ehkki virtuaal\u00fcritused ei asenda harjumusp\u00e4rast inimestevahelist suhtlust, pakuvad need\u00a0<\/span>konverentsikorralduses t\u00e4nu tehnoloogia arengule uusi ootamatuid ja p\u00f5nevaid v\u00f5imalusi.<\/p>\n V\u00f5tame v\u00f5rdluseks aastataguse aja. Teistmoodi on see, et t\u00e4na peab kogu aeg hoidma k\u00f5rva kikkis ja vaatama, millised on terviseameti n\u00f5uded. Ehk mis formaadis me konverentsi \u00fcldse teha v\u00f5ime.<\/p>\n \u00d6eldakse, et see on uus asi, aga tegelikult ei ole. Oleme 10-15 aastat arutlenud konverentsi korraldamise juures teemal, et kas peaks konverentsist tegema \u00fclekande v\u00f5i mitte. \u00dclekandeid on pidevalt tehtud. Varemalt t\u00f5statusid siis mitmed k\u00fcsimused. Kuidas vaatamise eest piletiraha k\u00fcsida? Kas inimesed ikka tulevad konverentsile kohale, kui me teeme \u00fclekande ka? Mured olid siis teised.<\/p>\n Tehakse ikka. Suvel oli n\u00e4iteks \u00fcks seminar, mille viisime l\u00e4bi 2+2 reegli kohaselt. V\u00f5tsime kahek\u00fcmnele \u00a0<\/span>inimesele 150 ruutmeetrise telgi, panime inimesed kahekaupa lauda. Meetrid olid v\u00e4lja m\u00f6\u00f6detud ja nii oligi. Nii on ka v\u00f5imalik teha. Telgil olid k\u00fcljed lahti. Meie \u00f5nneks oli ilus ilm \u2013 v\u00e4litingimustes oli seda palju kergem teha. Samas on paregu hea teha osaliselt virtuaalseid \u00fcritusi. \u00dcrituste korraldamises on k\u00e4ibel m\u00f5isted virtuaalne konverents ja h\u00fcbriidne konverents. Virtuaalne \u00fcritus edastatakse virtuaalseid kanaleid pidi \u2013 inimesed ei kogune kusagile, et sellel osaleda. Virtuaalkonverentsil pole ka lava. \u00dcritused toimuvad m\u00f5nes internetikeskkonnas.<\/p>\n H\u00fcbriidkonverents pole just k\u00f5ige parem v\u00e4ljend, aga see t\u00e4hendab, et on olemas saal ja lava, kus esinejad \u00fcksteise j\u00e4rel s\u00f5na v\u00f5tavad, ent publikut ei ole. Seal peetakse diskussioone, kus vastatakse varem laekunud k\u00fcsimustele ja arutletakse. Formaadid v\u00f5imaldavad v\u00e4ga erinevaid lahendusi.\u00a0 <\/span><\/p>\n Formaadi j\u00e4rel on vaja teada kuup\u00e4eva. \u00dcrituse toimumise kuup\u00e4ev ja kellaeg on A ja O. Kui on olemas kuup\u00e4ev, saame pakkuda v\u00e4lja kohtade valiku. Teeme eelvaliku ning r\u00e4\u00e4gime kliendiga l\u00e4bi, mis on iga koha puhul plussid ja miinused ning otsustame koos. Kui kuup\u00e4ev ja koht on paigas ning ka peaaesineja on oma osalemise kinnitanud, siis j\u00e4rgmine asi on anda potensiaalsele sihtgrupile teada \u00fcrituse toimumise kuup\u00e4ev. See ei ole ametlik kutse, vaid eelkutse, mis saadetakse vabalt kuus v\u00f5i ka \u00fcheksa kuud ette. Inimesed planeerivad pikalt ette oma v\u00e4lisreise, messik\u00fclastusi ja puhkuseid. Siis on k\u00fclalistel v\u00e4hemalt v\u00f5imalus aega sobivamalt planeerida. Eelkutse ei pea andma ka sisulist pikka infot.<\/p>\n Kui koht on olemas, on teada ootused ja esinejad, siis aitame koostada \u00fcrituse eelarve. Konverentsi korraldamine t\u00e4hendab kulusid. Aitame korraldajal hinnata, mida eelistada. Eelarve peab olema h\u00e4sti l\u00e4bi m\u00f5eldud ja p\u00f5hjendatud \u2013 iga rida selles.<\/p>\n Saab k\u00fcll. Muuta on vaja ajakava kompaktsemaks, l\u00e4bi m\u00f5elda ekraanil toimuva visuaalsemaks muutmine l\u00e4bi animatsioonide ja videote ning kiiresti tegeleda ettekannete ettesalvestamisega.<\/p>\n Formaadi valik s\u00f5ltub sellest, mida soovitakse saavutada. Kui klient tuleb t\u00e4iesti kindla ootusega, siis teemegi nii. Samas ei j\u00e4ta me kunagi esitamata miks k\u00fcsimusi? Jaanuaris t\u00e4itub meie ettev\u00f5ttel 20. tegevusaasta ja meie kogemus \u00fctleb, et ebamugavaid k\u00fcsimusi esitada on m\u00f5istlik. Teeme seda parema tulemuse nimel, et hiljem poleks vaja k\u00f5ike \u00fcmber m\u00e4ngida. Poole s\u00f5idu pealt hobust vahetada on palju keerulisem.<\/p>\n Aasta tagasi korraldati konverentsi nii, et alustati traditsioonilise hommikukohviga. Seej\u00e4rel algasid esinemised ning enne l\u00f5unat tehti veel \u00fcks kohvipaus. Pealel\u00f5unal esinemised j\u00e4tkusid. Ettekannete pikkus oli 45 minutist kuni 90 minutini. Virtuaal- v\u00f5i h\u00fcbriidkonverentsil peab inimene j\u00e4lgima ettekannet arvutiekraanilt. Ta ei viitsi 45 mintit v\u00f5i tund aega seda ekraani vahtida. P\u00f5hik\u00fcsimus on, kuidas hoida inimesi ekraani k\u00fcljes. Kui saalis hakkavad inimesed lahkuma, siis saadakse kohe aru, et midagi on valesti. Ekraani taha ei ole v\u00f5imalik piiluda, kas kuulaja haigutab v\u00f5i hakkab millegi muuga tegelema. Tuleb m\u00f5elda, kuidas inimesi ekraani k\u00fcljes hoida. Selleks on erinevad v\u00f5tted ning ka ettekande \u00fclesehitus peab olema kiirem, see ei tohi venida. Arvutist vaadatud konverents peab olema nagu \u00a0<\/span>teleprogramm – kiire, kompaktne ja visuaalne.<\/p>\n M\u00f5istuse piires on vaja meelt lahutada. Korraldasime \u00fche tehnilise sisuga konverentsi TalTech Mektorys \u2013 kus konverentsi avasid TT\u00dc tantsut\u00fcdrukud. Nad esinesid ja tegid ka publikule hommikuv\u00f5imlemist. K\u00f5igil oli ilma suurema kohvijoomiseta fookus olemas ja sai minna sisu juurde. Selliseid asju peab ka t\u00e4na tegema. Konverentsile, kus tuima n\u00e4oga infot maha loetakse, tullakse \u00fcks kord. Natuke peab ka elamust saama, \u00f5igem oleks \u00f6elda – lisav\u00e4\u00e4rtust. See v\u00f5ib olla konverentsi raames korraldatud minimess, vabas \u00f5hkkonnas olemine, v\u00f5rgustumine, suhtlemine jne.<\/p>\n Toitlustusel v\u00f5ib \u00e4mbrisse astuda k\u00f5ige rohkem sellega, et usud seda, mis on kirjas. Vaatad pakkumist ja tundub OK.\u00a0 <\/span>Meie alustame sellest, et l\u00f6\u00f6me pakkumises olevate toitude grammid kokku. Me teame, kui palju peab kogu toidu kaal olema l\u00f5una- v\u00f5i \u00f5htus\u00f6\u00f6gil. Kui need grammid on paigast \u00e4ra, siis asume sisu uurima. Kui paberi peal on k\u00f5ik kena, tuleb kokkade v\u00f5i cateringiga<\/em> kokku leppida tegustatsioon. See t\u00e4hendab seda, et koos kliendiga minnakse tunniks ajaks toitlustaja juurde, et s\u00fc\u00fca \u00e4ra l\u00f5unas\u00f6\u00f6k, \u00f5htus\u00f6\u00f6k, kohvipausi n\u00e4ksid. Vamistatakse reaalsed toidukogused. On ju inimlik, et teatud asju ei panda t\u00e4hele enne, kui need h\u00e4rima hakkavad. Lihtne n\u00e4ide. Kui pakutakse tikuv\u00f5ileiba, siis on vaja \u00e4ra proovida, kas leib p\u00fcsib tiku otsas v\u00f5i see laguneb laiali. Seda hinnapakkumiselt teada ei saa. Virtuaalse v\u00f5i h\u00fcbriidkonverentsi puhul arvatakse, et lihtne lahendus on otse\u00fclekanne. Korraldaja kogemus on selline, et 70-80 protsenti esinemistest tuleb ette salvestada. Siis on kindel, et k\u00f5ik mahub aega. Ettekannete puhul on parim lahendus see eelnevalt salvestada ja kui saabub k\u00fcsimuste aeg, on r\u00e4\u00e4kija live<\/em>\u00b4s olemas ja vastab k\u00fcsimustele. Moderaator saab seda protsessi natukene ka suunata.<\/p>\n Teiseks. Me k\u00f5ik oleme kindlad, et internet t\u00f6\u00f6tab h\u00e4sti, aga elu n\u00e4itab, et kolmandik otse\u00fclekandeid hakkab hakkima. \u00dcksk\u00f5ik, mis p\u00f5hjusel siis interneti kiirus koormatud on \u2013 k\u00f5ik laiutavad hiljem k\u00e4si ega tea p\u00f5hjust \u00f6elda.\u00a0 <\/span>Nende riskide maandamiseks tasub ette salvestada nii palju kui v\u00f5imalik.<\/p>\n Virtuaal\u00fcrituse planeerijad leiavad, et lihtne on teha \u00fcritusest \u00fclekanne youtube\u00b4<\/em>i ja Facebooki live\u00b4<\/em>i. See ongi t\u00e4iesti OK, kuid seal on agasid. Esinemise ajal ei saa seal esitada k\u00fcsimust ja oodata sellele kohe vastuseid, kuna kanali viive on 15-30 sekundit. See on asi, mille peale ei tulda, kui pole kokku puutunud. See v\u00e4listab ka ekraanim\u00e4ngud, kus ekraanil jooksevad k\u00fcsimused ja neile oodatakse vastuseid. Kui soovitakse publikult saada k\u00fcsimusi, siis tuleb kokku leppida, et k\u00fcsimusi esitatakse kirja teel v\u00f5i teises keskkonnas v\u00f5i toimub \u00fclekanne kanalis, kus puudub ajaline viive.<\/p>\n Korraldus on digitaalsem. Puid j\u00e4\u00e4b p\u00e4ris palju metsa. Paberit ei kulu enam nii palju. Tehnoloogia pakub palju v\u00f5iamlusi. Kui varem paluti saalis h\u00e4\u00e4letamiseks inimestel k\u00e4ega m\u00e4rku anda, siis n\u00fc\u00fcd on selleks \u00e4pid, mille abil publik oma nutiseadmest saab vastata ja hoobilt on teada, mida rahvas arvab.<\/p>\n Kui esineja esitab k\u00fcsimusi, siis pannakse endiselt assistendid mikrofonidega m\u00f6\u00f6da saali jooksma. Aga on ka p\u00f5nevamaid varaiante \u2013 t\u00e4na on olemas raadiomikrofonid, mis n\u00e4evad v\u00e4lja nagu pehmed pallid, mida on v\u00f5imalik saali inimeste sekka visata. Tehnilisi vidinaid on palju juurde tulnud.<\/p>\n Loe lisaks:<\/p>\nKuidas on hetkel konverentse, seminare v\u00f5i koolitusi m\u00f5istlik korraldada. Mis on muutunud?<\/strong><\/h2>\n
P\u00e4evakorral on n\u00fc\u00fcd virtuaalkonverentsid.\u00a0 <\/span><\/strong><\/h2>\n
Kas kevadise koroonapandeemia j\u00e4rel \u00fcldse klassikalist konverentsi v\u00f5i seminari tehakse?<\/strong><\/h2>\n
Kui konverentsi idee on juba paigas ja formaat valitud, mis edasi? <\/strong><\/h2>\n
Kas ootamatute piirangute korral klassikalist konverentsi kiiresti virtuaali \u00fcmber kolida ei anna?<\/strong><\/h2>\n
Kuidas j\u00f5uda konverentsiks sobiva formaadi valimiseni?<\/strong><\/h2>\n
Kas see peaks sisaldama siis rohkem meelelahutuse elemente?<\/strong><\/h2>\n
Lisav\u00e4\u00e4rtus v\u00f5ib olla ka maitsev toit. <\/strong><\/h2>\n
Toitlustajaga on vaja l\u00e4bi r\u00e4\u00e4kida, paljud on neid, kes eelistavad taimetoitu, kas on veganeid. Toitudel peavad olema sildid, kus on allergeenid v\u00e4lja toodud. Selles m\u00f5ttes on toitlutustus v\u00e4ga oluline asi. Tuleb ka meeles pidada, et kui on v\u00e4ga raskelt seeditav l\u00f5unatoit, siis l\u00e4heb publikul suurem energiat seedimisele, mitte ettekannete sisusse s\u00fc\u00fcvimisele.<\/p>\nMis on digi\u00fcrituse planeerimise n\u00f5ksud, mida tasub teada? <\/strong><\/h2>\n
Ilmselt on muidki tehnilisi detaile h\u00e4sti palju, mis osalejale ei paista \u00fcldse silma ja millest tellijagi pole teadlik?<\/strong><\/h2>\n
Mis on viimase k\u00fcmne aastaga konverentsikultuuris mutuunud?<\/strong><\/h2>\n