by WOW Events | Aug 31, 2018 | Parties
Regina Laanetu
Creative Manager
Ürituse korraldamine on suhteliselt stressirikas protsess. Kuid kui ees on selge kondikava, mille järgi toimetada, saab ürituse korraldatud nagu tõeline meister. Toome teieni 10 peamist punkti, mille abil sujub sündmuskorraldus libedalt kõigil.
1. Alusta varakult
Alusta sündmuskorraldusega niipea kui võimalik. Olgu see eraüritus või kliendiüritus, juubelisündmus või konverents, jõulupidu või suvepäevad. Suurte ürituste puhul alusta korraldamisega juba vähemalt 6 kuud enne toimumispäeva. Veidi väiksemad üritused vajavad alates 1 kuu pikkust küpsemisaega. Selleks, et viimased nädal/kaks enne sündmust süda rahul oleks, kinnita lepingud kõikide asjaosalistega selleks ajaks juba ära.
2. Jää paindlikuks
Sündmusi planeerides tekib jooksvalt igasuguseid muutusi. Kas muutuvad toimumisajad, toimumispaik või mõnel juhul isegi sündmuse formaat. Jää avatuks muudatuste osas. Ole paindlik! 😉
3. Pea läbirääkimisi
Vaatamata hindadele, mis kaupmehed pakuvad, on kõik siiski läbi räägitav. Pea meeles, et iga ürituse korraldamise juures tervitavad sind teekonnal ka ettenägematud kulutused. Seega, läbirääkimisi pidades proovi leida kompromiss enda jaoks parima hinna juures. Jää kindlaks summa juurde, milega üht või teist teenust osta soovite ning küsi 10-15% madalamat hinda sellest. See aitab teil eelarvega lõhkiminemist vältida.
4. Jaga kohustusi
Jaga kohustused osadeks: registreerimine, catering, transport jm. Igale osakonnale määra nn osakonna juhataja, kes vastutab oma osa toimimise eest. Kuna igaüks on vaid ühe killu eest vastutav, suudavad nad pöörata rohkem tähelepanu detailidele. The devil is in the details!
5. Loo ühiselt muudetav e-dokument
Cloud-süsteemipõhised dokumendid on väga suureks abiks kui ühiselt sama projekti luuakse. Et kõigil asjaosalistel oleks info üheti mõistetav loo keskdokument, milles on selgitatud kondikava, lisatud kõik detailid, lepingud pakkujatega, külastajate info ja toimumispaiga plaan. Ühisdokumendi abil on igaühel igal ajal võimalus kontrollida asjade käiku ebakindluse korral. Samuti saab iga liige anda kohe märku, kui miski on sobimatu või korrast ära.
6. Oma ka tagavaraplaani
Suhteliselt harva (kuid on juhtunud!) jääb miski oluline sündmuse osa ära, keegi oluline inimene hilineb või ei saa üldse tulla. Nendeks puhkudeks on hea, kui on eelnevalt võimalike tagasilöökidega juba tegeletud. Vaata otsa oma sündmuseplaanile ning hinda, millised osad on olulised ja loo neile ka plaan B-d.
7. Korraldage koosolek
Umbes kaks nädalat enne sündmust korraldage koosolek ning käige mõttes läbi kõik sündmust puudutav, alustades sellest, kuidas on sündmuspaigas esemed paigutatud kuni suheteni külalistega, mis leiavad aset peale sündmust.
8. Tehke fotosid
Pilt ütleb rohkem kui tuhat sõna. Sama kehtib ka foto kohta. Lisades sündmusest fotosid sotsiaalmeediasse saavad ka vaatajad ja jälgijad osa suurepärasest sündmusest mille korraldasite.
9. Näita end online’is
Üritused on hea viis, kuidas end sotsiaalmeedias esile tuua. Loo enda ürituse jaoks eriline hashtag, et huvilised saaksid teie sündmusega seonduvale kiiremini ligi. See eristab sinu üritust ka teiste omast tuhandede fotode ja postituste seast sotsiaalmeedia-meres. Julgusta ka oma külalisi kasutama seda hashtagi ja postitusi jagama nii Twitter-is kui Instagram-is.
10. Ära puhka peale üritust!
Peale sündmust puhkusele minna on suur viga. Kui sündmus on läbi, saada laiali tänusõnumid oma külalistele: täna neid, et nad kohale tulid. Jaga oma külalistega fotosid ja muljeid üritusest. Jaga rõõmu nii külalistega kui partneritega, kes aitasid teid ürituse korraldamise teekonnal!
by WOW Events | Aug 23, 2018 | Ideed
“Oh! Jess! Järjekordne pastakas, mille ma saan visata kontoris oma lauale topsi sisse vedelema, selle eelmisel aastal saadud klaasialuse kõrvale, mis on üle-eelmisel aastal kingitud vihiku kõrval.”
Hea kingitus peab vastama kriteeriumitele: väike, kerge, praktiline ja mõistliku hinnaga kuid samal ajal väärtuslik. Umbes nagu hea võileib. Keegi ei lähe üritust külastama tühja käsipagasiga, lootes, et saab koju kaasa võtta nii palju tasuta kraami kui võimalik. Küll aga teeb külastajate meele rõõmsaks kingitus (või paar), mis on kasulik hiljem ja jätab armsa mälestuse ettevõtte sündmusest. Need pisikesed meened ei ole kõige olulisemad ürituse juures, küll aga oluline osa ettevõtte brändi turundusest, mille eesmärk on endast suurepärane mulje jätta veel pikalt peale üritust.
Panin end mõtetes firmaürituse külastaja kingadesse ja lasin ideede-valangul liikuda absurdsete ideede maale. Mõned mõtted võivad olla vastuolulised, aga väike vastuolu pole ju kunagi kellelegi liiga teinud? Nagu öeldakse:”Pole oluline, kas sinust räägitakse head või halba, pea-asi, et räägitakse.” Proovime, siis teada saada, kas see ütlemine töötab nii.
Kui sa ei taha enda personalile enam pinda käia oma igavate ideedega, siis võid kaaluda järgnevaid innovatiivseid kingi-ideid:
#1 Oma külaliste sotsiaalmeedia kontole jälgijaid juurde
Sotsiaalmeedia-sõltlaste kohale ilmumine on garanteeritud! Iga endast lugupidav instagrammija tormab peole kohale, kui sa lubad neile rohkem follower’e. Kes Instagrami ei kasuta võib kohale tulla uute sõbrakutsete peale Facebookis või Twitteris. Ka oma blogi pidajad saavad uusi jälgijaid juurde, klopsides juurde uusi mõtteid hiljem kommentaariumis. Uskuge mind, nad on selle kingi üle veel pikalt õnnelikud.
#2 Paaritu sokk
Saada kutsega kaasa üks paaritu sokk, kõrvarõngas või kinnas. Või kalender, millel on pooled kuud puudu. Või särk ilma nööpidega. Ja siis julgusta külalisi tulema peole ja leidma puuduv paariline või osa oma eelnevalt saadud kingile.
#3 Transpordi kompensatsioon
Paku külastajatele, et maksad kinni nende parkimistasu. Võid kaaluda ka maksta kütusekulu. See oleks nii armas korraldajast ja kõigile meeldib, kui mingi armas žest tehakse. See näitab austust oma külaliste vastu. Kui kõik on peale pidu saatnud sulle parkimisarved ja kütusetšekid, siis vasta kindlasti neile posti või e-postiga, mille sisuks on sinu ettevõtte promo.
#4 Pimekohting
Iga vallalise külalise jaoks on kutsutud üks vallaline külaline väljaspoolt üritust. See kingitus töötab ainult väike-ettevõtete ja start-up’ide puhul. Muidu kaotab kink oma mõtte ja võib juba minna Telliskivisse tavalisele Vallaliste peole.
#5 Akupank
Akupank, mis ei näe välja nagu akupank. See näeb välja hoopis nagu pastakas, või taskunuga. Selle meene saab viia uuele tasemele, kui ta oskaks veel asju peale aku laadimise. Näiteks töötab ka USB mälukaardina, pudeliavajana (miks mitte ka veinipudeliavajana) ja taskukääridena. Nagu üks multifunktsionaalne Šveitsi nuga. See praktiline kõik-ühes kingitus leiab kasutust veel pikki aastaid!
#6 Loteriipiletid
Summi kraapimispiletid ja tavalised loteriipiletid on hea soodne viis tekitada suurt elevust oma külalistes. Keegi ikka võidab mingi summa. Aga kes, see on suur küsimus.
#7 Koduloomad
Miks mitte kinkida uus elupaik mõnele varjupaiga loomale. Või jagada väikeseid ettevõtte brändi-imagoga näriliste puure, milles on end sisse seadnud kääbus-hamstrid. Nad on armas triibulised olendid, kes elaksid külastajate kodudes edasi nagu ettevõtte maskotid. Külastajad, kelle nõrkuseks on väike-loomad oleksid sulle tänulikud aastaid! Selline kink oleks kõige mõistlikum, kui on tegemist loomapoodide keti juubelisündmusega. Ehitusettevõtte puhul ma kahtlen, kas see oleks okei, aga iial ei või teada.
#8 Tualettpaber
Mis on veel praktilisem kui tualettpaber? Kujutle: ettevõtte visuaalsesse identiteeti maskeerunud rull paberit. Suurepärane idee! See vastab kõikidele ülaltoodud kriteeriumitele: see on praktiline, väike, kerge, seda kasutatakse igapäevaselt. Nõnda jääd meelde külalistele päevadeks, kui mitte nädalateks peale edukat koosviibimist!
Mida arvate nendest uuenduslikest ideedest? Milline neist on sinu lemmik sellest listist? Ja mis on olnud sinu elus kõige hullumeelsem kingitus, mis sinuni on jõudnud?
