Kuidas vältida sündmust korraldades ebamõistlikke kulusid?

Kuidas vältida sündmust korraldades ebamõistlikke kulusid?

Ürituse korraldamine kõlab romantiliselt – veidi nagu film, kus kõik särab ja sujub. Üritusturunduse kliendid tahavad alati ägedat, sujuvat, meeldejäävat üritust.  Aga kui eelarve piire paika ei pole pandud, võib juhtuda palju möödarääkimisi. Lisaks tasub usaldada agentuuri, kes räägib korralduse tehnilist keelt.

Meie igapäevane töö on sukelduda nende tehniliste pakkumiste sisse. Tõlkida keerulised seadmenimed lihtsaks tõeks: kas seda ikka on vaja? Või on mõni oluline asi hoopis puudu? Samal ajal hoiame silma peal, et loominguline idee ei hääbuks tehniliste detailide varju ja sündmuse eesmärk ei kaoks silmist. Selline oskus säästab närve ja hoiab ära olukordi, kus laval seisab midagi kallist ja tarbetut, samas kui hädavajalik jääb tellimata.

Agentuuriga koos töötades on võimalik vältida üleinvesteerimist ja närvilisi hetki stiilis “kes kustutab tulekahju?”. Meie kogemuskõver tähendab, et teame, millised partnerid toovad parima lahenduse õige hinnaga, ja milliseid elemente saab kasutada korduvalt, ilma et publik erinevust märkaks. Nii jääb Sinu rolliks nautida oma sündmust külalisena, mitte muretseda pisidetailide pärast.

Ja kui kõik eelnev tundub liiga mainekas ja maiselt praktiline, siis meenuta: iga üritus jätab endast maha jalajälje. Meie oleme selle mõõtmiseks loonud isegi kalkulaatori, mis aitab hinnata osalejate keskkonnamõju. Lisaks pakume meelsasti ka kogu sündmuse jalajälje põhjalikumat mõõtmist ning osalejate tagasiside kogumist koos analüüsiga. Väikesed teadlikud sammud hoiavad kokku mitte ainult raha, vaid ka planeedi.

Proovi ise võta kasutusse: jalajälje kalkulaator

Natuke analüütikat ürituskorraldusse abiks võtta on igati mõistlik.

Olavi Ruhno

Miks on iga üritus vahend strateegiliste eesmärkide saavutamiseks?

Miks on iga üritus vahend strateegiliste eesmärkide saavutamiseks?

Inimene on sotsiaalne olend ja meie aju otsib pidevalt tähendusi. Kui toome inimesed kokku ühele sündmusele, siis loome neile keskkonna, kus nad tõlgendavad kogetut läbi oma väärtuste ja emotsioonide. Seepärast ei ole üritus lihtsalt kalenderisse lisatud tegevus, vaid mõjutusvahend, mis kujundab hoiakuid ja suhteid.

Üritus toimib justkui labor: saame katsetada, kuidas brändi lugu, visuaalid, muusika ja inimesed kokku mõjuvad. Hästi kavandatud üritus jätab osalejasse tunde, et ta kuulub millessegi suuremasse ja see tunne kandub edasi tema otsustes ja suhtumises. Kui töötaja kogeb üritusel ühtsust, siis suureneb tema motivatsioon. Kui klient tunneb elamust, siis kasvab usaldus brändi vastu.

WOW Eventsi roll on luua keskkond, kus need kogemused saavad tekkida. Me ei ehita pelgalt lava ja valguse, vaid kujundame narratiivi, mis haakub osaleja ootustega ja viib organisatsiooni lähemale oma strateegilistele eesmärkidele. 24 aastat kogemust on näidanud, et parim tulemus sünnib siis, kui tehniline täpsus, loovus ja inimlik emotsioon saavad üheks tervikuks.

Seega, iga üritus on rohkem kui pidu. See on investeering inimeste käitumisse ja suhtumisse. Küsimus pole mitte selles, kas korraldada, vaid kuidas korraldada nii, et tulemus mõjutaks organisatsiooni arengut positiivses suunas.

Selle nimel me WOW Eventsis töötamegi ja paneme ka Sinu organisatsioonis asjad õigses suunas liikuma.

Olavi Ruhno

Sihtgrupi testimine Robbie Williamsi Riia 2025 kontserdi näitel

Sihtgrupi testimine Robbie Williamsi Riia 2025 kontserdi näitel

Kuidas mõista, milline reklaam sihtgrupile sobib ja kuidas käituda parima tulemuse saavutamiseks? Loomulikult saab kasutada A-B testi ja loota AI abile jne jne.

Aga pange ennast artisti olukorda, kes astub lavale kuskil enda jaoks tundmata punktis, kuhu on kokku tulnud publik teadmata piirkondadest aga tahaks anda hea kontserdi ja nii et ka kuulajad saaksid just seda, mida nad soovivad. Päris mission impossible.

Nüüd kontserdist.

Soojendusbänd Lottery Winners, mulle täitsa tundmatu aga väga laheda energiaga. Tegid nalja ja muusikaliselt olid ka väga rahvast soojendav. Robbie Williams – Loomulikult oli väga hea show: muusika, lavashow, jutud sinna juurde, publiku kaasamine – kõik oli tõsiselt nauditav. Aga kuidas ikkagi Robbie Williams teadis, mis meile, kui publikule täna ja just sellel hetkel meeldib?

Järgmisel päeval koju sõites hakkasime autos arutlema, et mis oli soojendusbändi roll ja mida siis Lottery Winners tegelikult tegi meiega. Olen varemgi kontsertidel käinud ja tavaliselt soojendaja ajab oma asja ja esitab paremiku enda repertuaarist. Mulle tundub, et Lottery Winners tegi hoopis midagi muud. Ta oli seal publiku testimiseks ja kasutas selleks järgmisi trikke:

  1. Keeleoskus – alustuseks testis Lottery Winnersy solist Thom publiku inglisekeele oskuse taset. Tehes nalja oma Duolingo pingutuste üle õppida ära natuke läti keelt jne. Aga see sai kiirelt selgeks, et publik mõistab inglise keelt ja keele taha ei jää küll midagi.
  2. Siis testis Thom, kas publik on valmis laule kaasa laulma ja kas teab ka sõnu. Selleks läbi laheda huumori võttis ta üles laulu „Angels“ ja ütles, et eks see ilmselt jääb nende viimaseks kontsertiks sellel tuuril, kuna nad laulavad ilma Robbieta seda lugu. Aga ütleks et laul õnnestus ka ilma Robbieta päris hästi ja ma ei usu, et nad kinga said.
  3. Publiku kaasamise testimiseks kasutas Thom ühte enda lugu „Burning house“, millel oli päris tempokas kätega vehkimise koreograafia ja see õnnestus publikul hästi. Lisaks proovis ta ära ka WMCA loo liikumise, rahvas tuli hästi kaas ja uskumat, aga Robbie esitas ka seda lugu oma kavas.
  4. Kui veel mõelda kogu soojenduse huumorile, siis see tundus olevad samuti piiride kompimine, mis töötab ja mis mitte. Enamus Thomi huumorit mulle sobis aga mõni asi oli üle piiri ja sellel hetkel mõtlesin küll, et see ju ei sobi siia. Kui aga mõelda sellest, kui testimistest ja ettevalmistusest, siis muutub sellise huumori kasutamine mõistetavaks. Kuna Robbie Williams rääkis kontserdil päris palju siis nalja piiride teadmine on päris oluline.

Ehk siis kasutati sihtgrupi testimiseks vana klassikat ajaloost, kojanarr võis teha ka kuninga juures nalja, mille eest teda isegi mitte ei nuheldud ning pea jäi tal ka otsa. Sama tundus ka sellel kontserdil olevat, et Thomil olid päris laiad volitused koos selgete suunistega, kuidas ja mida testida.

Loomulikult on võimalik, et ma lihtsalt kujutan ette kuidas meid testiti aga seda ma hästi ei usu. Vanameister Robbie on endiselt heas hoos ja vormis ning kontsert oli väga nauditav ja ilmselt tundsin ma peale kontserti nii sellepärast, et Robbie teadis, kuidas just selle ajahetkel ja sellele publikule see elamus pakkuda.

Hea töö!