Autor: Olavi Ruhno | aug. 22, 2019 | Kliendiüritus, Pidu, Sisekommunikatsioon
Ürituse õnnestumise analüüs kuulub kindlasti tugevate ja tarkade korraldajate töövahendite hulka. Tagasiside küsimise eesmärkideks on analüüsida:
- Kas üritus täitis oma eesmärgid.
- Kas ja millega jäid inimesed rahule ja millega mitte.
- Saada ettepanekuid järgmisteks kordadeks
Tagasisidele tuleb ilma filtrita otsa vaadata ja kiita asju, mis olid hästi ning teha plaan, kuidas käituda kõige sellega, millega osalejad rahul ei olnud.
Üritusejärgse tagasiside küsimused saab jagada nelja gruppi. Selliselt on lihtsam hoida küsimustiku struktuuri nii vastaja kui ka hiljem analüüsija jaoks.
- Küsimused eesmärgi täitmise kohta
See on alati keeruline koht, aga samas väga oluline, kuna igal üritusel on oma eesmärk.
Kui ürituse eesmärk on tugevdada ettevõtte sisest kommunikatsiooni, siis võib küsida nii:
- Palun hinnake, kas peale üritust on teil kolleegidega tööalaselt kergem suhelda.
- Palun hinnake, kas peale üritust on teil kolleegidega isiklikel teemadel kergem suhelda.
Turundusürituse korral, kui eesmärgiks on seatud klientidega suhte tugevdamine, saab küsida oma meeskonnas selliselt:
- Palun hinnake, kas peale üritust on teil kergem klientidega tööalaselt suhelda
Aga sõltuvalt eesmärkidest, saab siin küsida väga olulisi küsimusi.
- Küsimused konkreetsete teenuste kohta, mille kohta tagasiside saamine on teile oluline.
Alati võiks küsida, et kuidas meeldisid õhtujuht, peokoht, ansambel, toitlustus, kujundus jne. Iga teenuse taga peaks olema võimalik anda hinnang mingil skaala. Näiteks:
- Palun hinnake 6 punkti skaalal, kuidas teile meeldis ürituse õhtujuht.
6 super – 1 täitsa lootusetu. Skaala lisamine annab lõpuks keskmise hinde sellel teenusele.
Selliselt võib küsida kõigi teenuste kohta
Siia alla võib ka sobida üldist õnnestumist kirjeldavad küsimused:
- Palun hinnake, millise tõenäosusega soovitaksite seda üritust oma kolleegile.
Lisage sinna paarisarvuline skaala. Sellest tekib omamoodi ürituse soovitusindeks.
Skaalal kirjeldage ära mõlemad äärmised numbrid
- Ettepanekud järgmisteks üritusteks.
Kindlasti on huvitavad soovitused järgmisteks kordadeks. Selleks et neid saada, tulebki otse küsida, et keda soovite järgmisel aastal näha ansamblina, õhtujuhina jne.
Selliste ettepanekute küsimine on muidugi kahe teraga mõõk, sest kui vastaja on oma mõtte välja öelnud, siis ta ka ootab, et tema idee käiku läheks. Selleks tasub küsimus püstitada kuidagi pehmemalt, et kõik ei ootaks enda pakutud artisti kohest esinemist järgmisel üritusel.
- Vastajate demograafilised näitajad
Olulised võiksid olla järgmised näitajad:
- Vanus
- Sugu
- Tööstaaž
- Osakond
Neid andmeid on vaja selleks, et otsida seoseid eelmiste punktide ja muude näitajate vahel. Nii on tulevikus kergem üritust planeerida.
Küsitluse olulised osad:
- Küsitluse alguses peaks olema kirjas, miks te seda küsitlust teete ja mida saavad vastajad sellest kasu. Näiteks järgmise ürituse planeerimisel saate kasutada vastajate tagasisidet.
- Kindlasti peab olema kirjas, et kõiki vastuseid töödeldakse ainult statistiliselt ja kellegagi personaalselt ei seostata.
Olulised märkused:
- Küsimus peab olema koostatud selliselt, et sellele vastamine ei võtaks üle 3-5 minuti. Inimesed lihtsalt ei viitsi muidu lõpuni vastata
- Kui lubate, et vastamine võtab aega 3 minutit, siis peab ka nii olema, mitte ei kulu 15 minutit.
Olge julged ja küsige tagasisidet.
Kui järgmine sündmus on lähedal ja tekkis tunne, et peaksite ka küsima osalejatelt tagasisidet aga ise ei taha nii vastutusrikast tegevust ette võtta, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Aitame meelsasti üritusele tagasiside küsimise küsimustiku valida ja küsimiseks õige keskkonna soovitada või hoopis ise küsitluse läbi viia.
Autor: WOW Events | aug. 19, 2019 | Kliendiüritus, Pidu, Sisekommunikatsioon
“Aeg on inimese väärtuslikem varandus. Kui sul ei ole midagi öelda, siis ära raiska enda ja ennekõike teiste aega” Fred Jüssi
Millal peaks sündmus aset leidma, kas nädala keskel või nädalavahetusel, kas päevasel või õhtusel ajal? Need on need küsimused, mida sündmust planeerides endilt küsime. Eks sündmuse õige ajastus on samuti üheks suure osaluse võtmeks.
Tihti kliendilt briifi võttes arutleme õige kuupäeva valiku üle.
Kui on tegemist ärikliendi sündmusega, siis on mõistlik valida nädala sisene päev, soovitavalt nädala teine pool ja ideaaliks on kujunenud neljapäevane päev. Olen soovitanud klientidel uurida oma tegevusvaldkonnast tulenevalt toimuvaid messi jm. sündmuste aegu, et ei kattuks nende sündmuse plaanitava ajaga. Kliendisündmuste aja valikul on oluline, et ei langeks sündmuse aeg nädalavahetuse peale, mil on inimesel isiklik aeg. Neljapäev sobib ka välisklientidele paremini, siis jääb sündmuselt tagasisõit reede peale ja nädalavahetus vabaks. Lõpuks kõigile olulistele inimestele peab aeg sobima.
Ettevõtte oma töötajate sündmuse aja valikul tuleb arvestada töö spetsiifikast tulenevate iseärasustega.
Lisaks sõltub aja valik sündmuse formaadist, kas on peredega või ainult töötajatele suunatud sündmus. Kui on tegemist ainult töötajatele suunatus sündmusega, siis kogemus näitab, et toimib samuti nädala sisene aeg ja eelistatuna reede. Nädalavahetus on tavaliselt töötajatel eraelulised sündmused ja väljasõidud, ehk isiklik aeg. Kõhkluste korral on vahel mõistlik väike küsitlus korraldada oma firmas. Mugav on kasutada Doodle.comkeskkonda.
Olulise tähtsusega on ka sündmuse kestus, kas on paaritunnine vastuvõtt või pikem koosviibimine, kus külalistele pakutakse nii põhjalikku programmi kui ka toekamat söögilauda. Kliendisündmuste puhul toimib enamalt jaolt ikka vastuvõtutüüpi ehk lühemat 2-3 tunnist formaati sündmus. Töötajatele suunatud sündmus aga neli ja enam tundi kestvusega.
Kokkuvõtteks kui Sa tahad, et inimesed tuleks sündmusele, siis “uuri maad” ja sellega lood juba soodusseisu kõige edasisele planeeringule.
Head planeerimist!
Kui järgmise sündmuse mõte on paigas ja tekkis tunne, et võiksid ka meie ideid kuulata, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Tuleme meelsasti kohal, et Sinuga oma mõtteid ja ideid jagada ning aidata see õige aeg leida sündmusele.
Autor: WOW Events | aug. 5, 2019 | Tehnika
10 aastat tagasi, kui alustasime enda rendifirmaga, tuli mulle kõne ning üks meesterahvas küsis, et kas meil on raadiomikrofone. Mina vastasin, et muidugi on, maksab 20 euri ööpäev. Tema vastu, et tore, ma tulen teie juurde ja on vaja nädalavahetuseks ning hind ka sobib.
Umbes 20 minuti pärast ta ka jõudis, mina võtsin raadiomikrofoni kohvri välja ja andsin talle. Klient jäi nõutult seda vaatama ning oli näha, et ta tahaks midagi juurde küsida, aga ei julge vist – võibolla kartis et on loll küsimus (juba eos rõhutan, et ei ole lolle küsimusi ei siin ega ka edaspidi).
Võtsin siis ise asja kätte ning küsisin, et kas kõik on korras, siin on mikrofon ja kohver ja et kas on kõik nii nagu peab?
Ja klient küsis…et see mikrofon tundub nii pisike, tal on vaja 100le inimesele rääkida, tundub, et sellest ei jätku. Mina vastu, et sellest kohe kindlasti jätkub, ühendate selle kohalikku PA-sse ja kõik toimib.
Ja klient küsis uuesti…et mis asi on PA? Ja miks peab seda mikrot kuskile ühendama? Tema on näinud, et inimesed laval räägivad mikrofoni ja see kostub kõikjale? Mina jäin natuke nõutuks…Et jah, räägivadki, aga see mikrofon on ühendatud kohaliku helisüsteemiga, läbi mikseripuldi (kus taga on enamasti helimees) ja tänu sellele see kõik kõlabki…100le inimesele…üle kogu saali.
Tegelikkus jõudis mulle pärale peale pikemat vestlust, kus sain teada, et klient tõesti oli arusaamisel, et piisab ainult mikrofonist ja midagi muud ei ole vaja. Et heli tulebki sellest pisikesest jubinast sinu käes ning sellest piisab.
Ehk siis…briif oli kehv, tehnikamees (ie mina) ei osanud ka telefonis algselt küsida ning klient oli rumal (aga rumal täiesti positiivselt, sest tal polnud mingit kogemust kunagi tehnikaga olnud)…
Me kõik oleme olnud ju samalaadses situatsioonis, kus meil on vaja olnud midagi tellida – süüa, riideid, tehnikat jne. Ja mida tellida, eriti kui tellimus peaks tehtama ainult piltide järgi või ainult telefoni teel asju kirjeldades, on ikka siga keeruline välja mõelda. Eriti kui on valikud, mille eristuseks on ainult hind või siis värv ning neid valikuid on palju. Ja eriti siis kui sa oled “loll”, sul puudub kogemus vastava alaga.
Ja kui veel rääkida tellimusest, mis peab katma teie enda sündmuse tehnikavajaduse ning teie ülemus on jätnud selle just teie teha, siis sõltuvalt teie kogemusest erineva koduse elektroonikaga, võib see olla sulle paras peavalu.
Peavalu nii sulle kui ka inimestele, kellelt sa tahad tehnikat tellida – sest sina ei tea mida on sul vaja ja tänu sellele ei oska sulle ka keegi abiks olla.
Millest siis alustada, et sulle antud ülesanne saaks täidetud korralikult ja nii, et kõik sündmuse külastajad sellega rahul on ?
Esiteks, et millist sündmust korraldad? Igal sündmusel on natuke erinev lähenemine ja natuke erinev tehnikaprofiil – suvepäeval üks, konverentsil teine.
Teiseks, kus sa seda sündmust korraldad? Erinevad saalid, erinevad suurused, erinevad tasapinnad, erinev varustatus vooluga – kõike seda on vaja teada.
Kolmandaks, kes esineb? DJ, lasete lihtsalt muusikat või tuleb ansambel või tahab ülemus tunnise kõne pidada.
Briif on jumal. Seda igasuguses turunduses – see on sild tellija ning tarnija vahel ning meie pealkirja kontekstis on see kirjeldus teie vajadustest (well, see on põhimõtteliselt sama igasuguses kontekstis).
Elik alustage sellest, et kirjeldate enda jaks sündmuse lahti vastates eelpool öeldud kolmele küsimusele ning allpool on lihtsa briifi valmimiseks väike abimees (lihtsalt küsimused millele saate vastata linnukesega või paari lausega vastuse lõpus ).
- Mis laadi sündmus ?
- Konverents
- Firmapidu
- Suvepäev
- Perepäev
- Talvepäev
- Toote lansseerimine
- Kliendisündmus
- Mitu inimest on tulemas?
- Kus sündmus toimub
- Koht (yep, täpne kohta koos aadressiga ja kontaktinimesega, kes teab et olete sinna kuskile minemas)
- Kes esinevad?
- Muusikud/bändid/DJ.-d – lisage raider (esineja vajaduste kirjeldus, see on kõikidel headel esinejate olemas)
- Kõnelejad – mitu?
- Kas on vajadust ka esitlusteks?
Kui vastused käes, siis kirjutage see paari lausega lahti ning saatke tehnikafirmale.
Kõik. Arvate et liiga lihtne? Ongi ja meelega lihtsustatult. Tegelikult on küsimusi tunduvalt rohkema jagu ja neid ka esitatakse – aga peale seda kui olete eelpool teie poolt tehtud briifi tehnikafirmale saatnud.
Virgo Jaani
Showcase.ee
Kui järgmise sündmuse kuupäev paigas ja tekkis tunne, et võiksid ka meie ideid kuulata, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Tuleme meelsasti kohal, et Sinuga oma mõtteid ja ideid jagada ning õige tehnikapartner valida.
