Autor: WOW Events | juuli 31, 2019 | Kliendiüritus, Pidu, Sisekommunikatsioon
Vahest läheb nii, et enne üritust on kõik OK aga peale üritust eelarve järsku kasvab. Tegelikult seda ei saa juhtuda kui:
- Tingimused on kirjalikult kokku lepitud. Piisab, et kõik olulised detailid on vähemalt e-kirjavahetuses läbi kirjutatud
- On tehtud selgeks, millised kulud võivad muutuda ja millistel tingimustel. Ehk muutuvkuludega tekkida võivad riskid on maandatud.
Eks ootamatuseid võib ikka ette tulla, aga suuremat eelarvelist ülekulu nii käitudes ei teki.
Erinevad kululiigid, millega tuleb arvestad üritustel ja nendega seotud ohukohad.
Püsikulud– ehk sellised kulud, mis mitte mingitel tingimustel ei muutu.
Muutuvkulud– ehk sellised kulud, mis teatud tingimustel võivad muutuda. Näiteks:
- Toitlutus, sõltuvalt sööjate arvust
- Alkohol, sõltuvalt tarbitud kogustest
- Suvepäevadel näiteks sauna kasutus, sõltuvalt kasutusajast
Muutuvkulud on tavaliselt need, mille kulu me just väga kergelt ette ennustada ei oska aga eelarve mõttes peab ennustama.
Varjatud kulud– on detailid, mida me sündmuse lahenduse kokkupanekul ei osanud märgata ja olukorrad, mida ei osanud ette näha. Tegelikult võib selle kohta öelda ka KOOLIRAHA. Kellel kogemust rohkem, sellel varjatud kuludega kokkupuudet väga palju ei ole. Mõned näited, kust varjatud kulud võivad tekkida:
- Enne üritust annab ansambel teada, et tegelikult on neil ikka „raider“ ka. Ja seal on kirjas kogu tehniline baas mida nad vajavad ja ka nende toitlustus jne.
- Kui lepite ansambliga kokku, et saate kasutada ende tehnikat aga ei aruta läbi, mis saab siis, kui ansambel lõpetab. Tavaliselt paneb ansambel siis oma tehnika kokku ja läheb ära ja DJ jääb seisma tühjale lavale, kui pole varem teisiti kokku lepitud.
- Tuleb üllatusena, et enamus üritustele on vaja teha Eesti Autorite Ühinguga leping autoritasude maksmiseks.
- Jääb läbi rääkimata, mis saab siis, kui ürituse keskel saab ettetellitud alkohol otsa. Kui toitlustuse pakkuja julgelt oma varudest alkoholi edasi pakub siis esitab ta teile selle eest pärast ka arve.
- ..
Millised read peavad eelarves kindlasti olemas olema, et vältida eelarvelisi üllatusi:
- Sündmuse kohaga seotud kulud – elekter, koristus, parkimine jne
- Cateringiga seotud kulud – söögid, joogid, mööbel, teenindajad ja transport
- Programmilahendusega seotud kulud – kõik artistid
- Artistidega seotud tehnilised lahendused – enamusel artistidel on olemas oma „tehniline raider“ kus on kirjad kõik nende ootused ja nende ootuste kulud on alati tellija kanda
- Tehnilised lahendused – helitehnika, valgustehnika, ekraanilahendused
- Muud kulud – auhinnad, fotograaf, kutsete kujundus, plakatite väljatrükk. See nimekiri võib olla väga pikk
- Agentuuri tasu – kui kasutate koostööpartnerit, siis ka nende töötasu tuleb kuskile reale kirjutada
Muretut planeerimist!
Kui järgmise sündmuse kuupäeva paigas ja tekkis tunne, et võiksid ka meie ideid kuulata, siis kirjuta meile info@wowevents.eu Tuleme meelsasti kohal, et Sinuga oma mõtteid ja ideid jagada ning koostada ootustele vastav eelarve.
Autor: WOW Events | juuli 22, 2019 | Kliendiüritus, Pidu, Sisekommunikatsioon
Artisti raider (rider ingl.) on loetelu teenustest ja muudest tingimustest, millised on vajalikud artisti esinemiseks. Raideriga seotud kulud lisanduvad artisti töötasule ja need kannab enamasti tellija.
Ehk kui olete saanud artistilt hinnapakkumise, siis kindlasti küsige ka raiderit või tehniliste vajaduste nimekirja. Eesti keeles pole sellele head vastet leitud ja nii ongi läinud kasutusse eestindatud variant inglisekeelsest sõnast rider.
Raiderid jagunevad tavaliseks kaheks:
- Tehniline raider (technical rider) – ehk nimekiri kõigist tehnilistest seadmetest ja muudest tehnilistest tingimustest, mis on vajalikud artisti esinemiseks.
- Muud tingimused (hospitality rider ) kasutatakse ka nimetust „tagala raider“ – siia alla kuuluvad näiteks artisti riietusruumile esitatavad tingimused, toitlustus, turvalisus jne.
Kui nüüd mõelda, et see on suurte artistide teema, siis ehk vormistatud raider on tõesti suurematel ja erilisemate tehniliste nõudmistega artistidel. Aga omad tehnilised ootused on kõigil artistidel.
Näide 1
Teie üritusele on tulemas esinema tantsutrupp, siis minimaalselt on neil vaja järgmist:
- Neil on vaja oma esinemise muusika mingist seadmest maha mängida. Korraldaja peab teadma, kas muusika tuuakse mälupulgal, plaadil või on see vaja kuskil varem alla laadida. Ja seda peab saama ka üritusel esitada ning keegi peab muusika sisse lülitama.
- Tantsutrupp esitab tavaliselt ka ootused vajaliku suurusega alale, et nad mahuksid esinema.
- Neil on kindlasti vaja vahetada riideid ja ilmselt ka tegeleda meigiga. Ehk selleks peavad olema tingimused.
- Söök jook on kokkuleppimise küsimus.
Näide 2
Kui teie konverentsile tuleb esineja, kes teeb esitluse, siis tema esinemiseks peaksite minimaalselt teadma järgmist:
- Millal saate slaidid?
- Millist mikrofoni ta eelistab? Peamikrofon, käsimikrofon või hoopis statiivil mikrofon.
- Kuidas toimub slaidide esitamine? Kelle arvutist või kuskilt kesksest seadmest?
Kui aga esinema tuleb ansambel, kus on mitu pillimeest. Siis nimekiri ainult tehnilistest ootustest on julgelt 1-2 lehekülge. Ja tehniliste ootuste nimekiri võib eelarvest võtta sama suure osa, kui artisti esinemistasu.
Ehk küsige ise alati artistilt, et ta saadaks teile oma tehnilised ootused või raideri. Samuti saame meie abiks olla tehnilise lahenduse sättimisega, lihtsalt kirjuta info@wowevents.eu ja hakkame asja ajama.
Samalt teemal Mis on esineja tehniline raider?
Leidsin Wikipediast ühe artikli raideritest. Seal on ka huvitavaid näiteid maailma tasemega artistide ootustest.
Autor: WOW Events | juuli 9, 2019 | Ideed, Pidu
Palusime Mihkel Mägi PLUS Cateringist vastata kolmele küsimusele, et avada natuke cateringi valimise tagamaid.
Kuidas valid enda firmaürituse jaoks õige catering?
- On see siis ettevõtte pidu, riigiasutuse gala või erasündmus, soovitav
on valida toitlustaja, kes suudab arvestada ja ka teostada kõikide külaliste vajadused, pakub rikkalikku valikut, arvestab allergeenidega ja muude vajadustega (veganlus jne.).
- Cateringi valikut tehes kehtivad samad reeglid mis restoranide puhul, esmamulje, sujuv ja kiire suhtlemine, õigeaegne tagasiside, puhtus-korrektsus ja pärast pidu ka arveldamine.
- Kindlasti soovitan esmalt degusteerida valitud menüüd. Degustatsiooni suurim eesmärk on muidugi köögi maitsed, mida siis vastavalt oma külaliste vajadustele lihvitakse aga tähtis on ka teenuse pakkujaga kokku saada, et üksteist lähemalt tundma õppida.
Millist informatsiooni Sina cateringina soovid enne pakkumise tegemist?
- Kõige tähtsamad on:
- Kuupäev, külaliste arv
- Orienteeruv algus- lõpuaeg
- Asukoht
- Eelarve
- Sündmuse tüüp (pulm, kohvipaus, Gala õhtusöök, jõulupidu, suvepäev vms).
Kui cateringi ettevõte on saanud päringu esmase infoga siis saab pakkumisega juba algust teha ning jooksvalt hakata koostama lisaküsimusi tellijale.
- Kindlasti on Cateringile väga tähtis, millal esitatakse päring ja millal pidu saab kinnitatud. Mida varem on käed löödud seda kiiremini leitakse unikaalseimad lahendused ja jääb aega detailide lihvimiseks.
Millist infot catering soovib enne üritust
- Kõiki detaile on võimatu siia kirja panna kuna paljusid veel pole olemas. Nagu meil kõigil on oma isiksus siis ka iga sündmus peaks väljendama tellija soove ja vajadusi.
- Kui on tegu uue partneriga siis keerukamate sündmuste puhul peaks kindlasti kõik osapooled (tellija, toitlustaja, bänd, helitehnik, valgustaja jne) saama kokku sündmuskohal.
- Toitlustajale on tähtis:
- Kuidas asetada lauad
- Kus sektoris ja kuidas toimub toitlustus
- Kas on olemas piisav elekter
- Kus saab laostada asju(tagala)
- Milline on ajakava
- Ligipääsetavus ning kuidas ja millal külalised liiguvad.
Kindlasti tahaks siia ridamisi kirja panna asju, mis võivad mõjutada Teie unustamatut sündmust aga et lugemine liiga pikaks ei veniks siis võtke julgelt ühendust ja teeme teile peo, mida mitte kunagi pole tehtud ja korduma ka ei hakka.
Lugupidavalt
PLUS Catering
Mihkel Mägi
mihkel@pluscatering.ee
Autor: WOW Events | juuli 3, 2019 | Ideed
1. SAMM: Eeltöö on vajalik, uuri agentuuride tausta!
Kui oled otsustanud konkursi abil agentuuri otsida, siis vali välja max 4–5 agentuuri, keda konkursile kutsuda. Võid helistada väljavalitud agentuuridele ning uurida, kas nad on konkursil osalemisest huvitatud.
NB! Kindlasti ei ole mõistlik konkursile kutsuda 20 agentuuri. Kõigi 20 laekunud töö läbivaatamine on väga ajamahukas ega ole kindlasti mõistlik.
2. SAMM: Pane kokku asjatundlik žürii.
Määra konkursile projektijuht, kes kogu protsessi kontrollib ja juhib.
Hindamiskriteeriume kirjeldades mõtle kindlasti sellele, et žürii töös osaleksid vajaliku kvalifikatsiooniga isikud. Näiteks digiagentuuridelt tellitakse tihti projekte, kus oleks oluline, et kaasatud oleksid turunduse, disaini ja tarkvara-arenduse spetsialistid. Ka kõige lihtsama kodulehe pakkumise sobivuste hindamine ei ole ainult IT-juhi või turundusjuhi pädevuses.
NB! Juhul kui sul ei ole oma organisatsioonis vajaliku kvalifikatsiooniga isikuid, siis soovitame julgelt pöörduda Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liidu poole. Meie oskame soovitada spetsialiste, kes oleksid nõus žürii töös osalema.
3. SAMM: Koosta konkursi kutse ja pane kirja lähteülesanne.
Konkursile kutsumiseks tuleb sul koostada konkursi kutse ja konkursi lähteülesanne. Mida täpsemalt ja põhjalikumalt need koostad, seda vähem on konkursi osas võimalikke hilisemaid vaidlusi ja seda asjakohasemad on agentuuride pakkumised.
Enne agentuuri esindajatega kohtumist tuleks teha korralik kodutöö ning mõelda järgmistele küsimustele:
- Miks me seda teeme? Küsimusele vastamine annab meile teada, millist „probleemi“ me lahendama läheme. Peame leidma kampaania/ürituse eesmärgi – tuvastama osalejate/sihtrühma vajadused. Nii et defineeri ära „PROBLEEM” ja mõtle läbi, mis on selle tegevuse „EESMÄRK”.
- Keda me üritame mõjutada? Kellega me räägime, mida me neist teame? Sihtgrupi suhtumine hetkel, soovitud sihtgrupi suhtumine/muutus selle tegevusega kokkupuutumise järel
- Kuidas kavatseme neid mõjutada? See küsimus saab vastuse tegelikus rakendamise staadiumis, kus toimub reaalne planeerimine ja kampaaniaks/ürituseks ettevalmistumine. Ürituse puhul on siiski eelnevalt vaja teada ürituse formaati ja osalejate arvu.
- Millal kavatseme neid mõjutada?
- Kui palju? Tellijana peaksid kindlasti eelnevalt läbi mõtlema, kui palju oled sa valmis investeerima, kui palju on sul selleks raha
- Milline on sinu toode/teenus? Kirjelda lähemalt oma toodet või teenust, nende omadusi jne
- Millisel turul tegutsed, milline on turuosa?
- Kes on sinu konkurendid?
Praktikas tuleb ette olukordi, kus ettevõttel lasub kohustus korraldada x aja tagant uus konkurss. Kutse saadetakse olemasolevale partnerile ning lisaks kaasatakse veel mõned agentuurid. Partneragentuur on eelistatud seisus, kuna on väga hästi kursis konkursikorraldaja taustaga. Selleks et konkursil osalejatele vähegi võrdsemaid tingimusi anda, soovitame pärast briifide väljasaatmist korraldada ühine kohtumine. Kindlasti on neid, kes ütlevad, et agentuurid ei taha ühise laua taga küsimusi esitada, kuna need võivad anda konkurentidele vihjeid selle kohta, millises suunas strateegiat mõeldakse. Soovitame korraldajal siiski debriifing teha ning anda kõigile võimalikult palju taustainfot.
Väga palju on diskuteeritud teemadel, et kas konkursil osalemised tuleks tasustada. Vastus on kindel JAH! Soovitame kõigile, kes planeerivad konkurssi korraldada, määrata konkursil osalemise tasu, et tagada parimate agentuuride/inimeste osalemine. Agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda. See aeg võetakse olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt. Agentuurid investeerivad konkurssidel osalemisel meeskonna peale kokku keskmiselt 50–80 töötundi. Ajakulu võib olla isegi suurem – on olnud konkursse, kus on kulutatud ka 100 + tundi. Riigihangete puhul lisandub veel mahukas bürokraatia.
Arvestades agentuuri keskmist tunnihinda ja konkursi ettevalmistamise mahuks 80 h, on agentuuri kuluks konkursi pakkumuse kokkupanemisel 5600–7200 €.
Igal juhul ei soovita me osalemistasu alla 1000 €.
NB! Austa tulevasi koostööpartnereid ja saada hankekutsed välja reede õhtu asemel esmaspäeva hommikul. Kui seda tehakse reede õhtul, siis läheb agentuuridel kaduma juba kaks väärtuslikku kalendripäeva. Praktika näitab, et suuremahulisi hankeid korraldatakse siis, kui agentuuridel on kõige kiirem aeg ning iga ettevalmistuseks planeeritud päev on arvel.
4. SAMM: Kirjelda hindamise kriteeriumid.
Kirjelda kutses kriteeriumid, mille alusel võitja valitakse. Kindlasti ei soovita me kasutada pakkumise hindamisel ainult hinda. Kasuta hindamisel mitmeid erinevaid kriteeriume, hinna osakaal ei tohiks olla suurem kui 30%.
Praktikas on korraldatud konkurssi ka kahes voorus, millest esimeses voorus esitatakse agentuuri tutvustus ja konkursi ülesande lahendus. Hinnatakse loovlahenduste atraktiivsust ning loomingulisust, strateegilise kontseptsiooni põhjendatust ja selgust ning pakkuja ja projektijuhi professionaalsust.
Hinnapakkumus esitatakse alles teises voorus. Mõlema vooru koondtulemuste põhjal kuulutatakse välja konkursi võitja.
Suhtu ettevaatlikkusega odavama hinnaga pakkumistesse. Odavam hind võib tähendada seda, et ettevõtja ei tasu ausalt makse või on tegemist ristsubsideerimisega. Näiteks kui hindamise aluseks on võetud tunnihinnad ning samas on lepingu ühe osana tegemist ka muu teenuse ostuga. Pakkumises näidatakse 1 € tunnihinda ning ristsubsideeritakse 100% teise teenuse komisjonitasuga.
NB! Ära lähtu hindamisel ainult odavamast hinnast, võta arvesse ka muid olulisi aspekte.
Kasuta näiteks konkursi ülesande lahenduste hindamisel järgmiseid hindamiskriteeriume:
• 80% – turunduskommunikatsiooni strateegilise kontseptsiooni kirjeldus, sh strateegilise kontseptsiooni põhjendatus ja selgus, loovlahenduste atraktiivsus ja loomingulisus
• 20% – pakkuja ja projektijuhi professionaalsus, sh varasemad pakkuja loodud müügi- ja mainekampaaniate lühitutvustused, projektijuhi kliendiportfell, projektijuhi staaž ja kogemused
II voorus võid lähtuda järgmistest hindamiskriteeriumitest:
• 70% – I vooru tulemused
• 30% – pakkuja teenuste hind
5. SAMM: Pane kutsesse kirja ajagraafik planeeritud tegevuste kohta.
Pane kirja planeeritud tegevused ja kuupäevad. See lihtsustab oluliselt agentuuride tööd ning aitab aega planeerida. Jäta agentuuridele aega ka täiendava informatsiooni küsimiseks.
6. SAMM: Märgi konkursi kutses mõistlikud tähtajad.
Kutse saatmisel peaksid arvestama, et agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda, vaid aega võetakse olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt. Tähtaeg peab olema seatud piisavalt pikk, et agentuuridel oleks piisavalt aega ideekonkursi tingimustega tutvuda ning omapoolsed dokumendid koostada. Liiga lühike aeg tekitab tarbetut stressi.
NB! Konkursi toimumisest peaks agentuure võimaluse korral teavitama minimaalselt 2 nädalat, mahukamate projektide korral 3–4 nädalat ette.
7. SAMM: Mõtle hästi läbi, kuidas korraldad tööde esitlemise ja hindamise.
Lepi kokku kohtumine oma meeskonnaga (žürii liikmed) ning rääkige läbi konkursi korralduslik pool. Saada eelnevalt laekunud pakkumised/ideed žürii liikmetele hindamiseks.
Kasuta konkursitööde hindamisel hindamislehte, kuhu märgid kõik tingimused, mida tuleb hinnata. Kasuta näiteks 5-pallisüsteemi ja määra osakaalud. Igale tingimusele tuleks määrata protsentuaalne osakaal maksimaalsest võimalikust punktisummast.
Žüriiliikmed hindavad igat tingimust punktiga, punktid liidetakse ning lõpuks tekib maksimaalne punktisumma.
Iga pakkumise hindamise võid teha koos žüriiga pärast igat esitlust.
8. SAMM: Kutsu väljavalitud agentuurid oma ideid esitlema.
Planeeri kindlasti konkursi ajagraafikusse kohtumised agentuuridega.
Kutsu agentuuridega kohtumisele kõik otsustajad/žürii liikmed selleks, et vältida hilisemaid arusaamatusi.
Lepi iga agentuuriga kokku tema töö esitlusaeg. Planeeri igaks kohtumiseks max 2 h aega, 1,5 h planeeri agentuurile töö esitlemiseks ja 30 minutit võid jätta žüriile arutluseks.
Anna agentuurile kindlasti teada, mida planeerid järgmiseks ning mis aja jooksul sündmus aset leiab.
9. SAMM:
Kui oled partneri välja valinud, tuleks sul järgmiseks sõlmida koostööleping. Fikseeri sõlmitavas lepingus kindlasti ka autoriõiguse või muude sellesarnaste õiguste üleandmise küsimused, mis ei tohiks olla agentuurile halvemad kui kutse dokumentides kirjas.
10. SAMM:
Agentuuri valik on tehtud ning leping sõlmitud, palju õnne!
Hea partner tähendab aastateks sujuvat ja vastastikku energiat andvat koostööd.
Allikas: Turundajate Liit TULI
Miks kutsutud külalised üritusele ei tule, on väga oluline küsimus ja seda esitatakse tihti. Anname mõned mõtted, kuidas tagada külaliste võimalikult suur osalus firmaüritusel.
